Elektronsko zbiranje podatkov
Pri sodobnem poslovanju so takšni in drugačni podatki ključnega pomena. Pri mnogih dejavnostih sploh ne gre več za kakovost končnega izdelka ali storitve, temveč odločilno konkurenčno prednost prinaša poslovna inteligenca, ki naredi razliko med bolj in manj zagnanimi podjetji. Velika razlika pa je že med tistimi, ki skrbijo za učinkovito zbiranje podatkov, in tistimi, ki se temu ne posvečajo dovolj.
Najbolj smiselna možnost za zbiranje in hranjenje poslovnih informacij je elektronski arhiv. V tem primeru ne gre za klasični arhiv, ki ga imamo morda v mislih – elektronski arhiv ni le odložišče starih dokumentov, ki jih ne smemo izgubiti, temveč gre za uporaben sistem, ki nam omogoča enostavno in učinkovito uporabo shranjenih podatkov. To pomeni, da si lahko s takšnim arhivom bistveno bolj pomagamo, saj informacije niso skrite nekje v nepregledni množici škatel na arhivskih regalih v kleti, temveč jih elektronski arhiv vedno ponuja na vpogled in omogoča učinkovito iskanje po arhivu. To je vsekakor velika prednost že v primeru, da tak arhiv uporabljamo preprosto kot klasičen arhiv, še bolj pomembne pa so te funkcionalnosti v primeru, da želimo zbrane poslovne informacije tudi dejansko izkoristiti.
Elektronski arhiv ima lahko še naprednejše funkcionalnosti, s katerimi bo prepričal zahtevnejše uporabnike. V sklopu večjega sistema lahko deluje kot kadrovska mapa, kjer imamo na razpolago podatke o zaposlenih, olajša tudi vodenje projektov in nadzor nad detajli poslovanja in dejavnosti. Elektronska kadrovska mapa podobno kot sam arhiv ponuja mnoge prednosti v primerjavi z alternativami, predvsem pa imamo na enem mestu zbrane vse potrebne podatke, do katerih lahko enostavno dostopamo in jih urejamo. Takšna kadrovska mapa omogoča bistveno bolj učinkovito upravljanje kadra, moramo pa za to imeti primeren sistem in seveda tudi zalogo zbranih podatkov. V podjetju, ki posluje elektronsko, to ne bo težava, drugje pa se bo treba na novo okolje nekoliko prilagoditi.